Dentro del marco de las acciones impulsadas por la ley Crea y Crece, se ha aprobado el uso obligatorio de la factura electrónica para PYMES y Autónomos… y no me parece mal.
Siempre que leemos la palabra “obligatorio”, a quien más y quien menos, se nos tuerce el gesto. No nos gusta que nos digan lo que tenemos que hacer dentro de nuestra empresa, pero en esta ocasión las ventajas son evidentes (y no deja de ser un estímulo a la transformación digital).
¿Qué es la factura electrónica?
No me voy a extender demasiado en esto, al fin y al cabo, todos estamos ya habituados a interactuar con ellas. En palabras del propio Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital es: “una factura que se expide manera electrónica”.
Por lo tanto, tiene los mismos requerimientos que la clásica factura emitida en papel, desde la propia obligación de expedirla, la legibilidad de los datos, la autenticidad y la integridad.
Nada nuevo ¿verdad? No requiere de mucha modificación adaptarse a esta norma, es más una cuestión de cómo se valida y cómo se envía
¿Por qué la factura electrónica es una buena idea?
Entonces no debería haber tanto revuelo. La manera de facturar no cambia pero, en realidad, hay una serie de ventajas propias de la transformación digital. Veamos algunos ejemplos:
Sostenibilidad
Calcula la cantidad de celulosa y consumibles que se emplean cada mes en emitir facturas. Ahora súmale otras actividades generadoras de CO2 asociadas a esto como, por ejemplo, el transporte hasta el destino por parte de mensajerías y servicios de correos.
Aún hay otra cosa en la que mucha gente no piensa… las facturas prácticamente no se reciclan. Tenemos que mantenerlas durante años, siempre disponibles ante una eventual inspección.
Operatividad
Dependiendo del volumen de facturación de tu empresa, podemos estar hablando de almacenar una carpeta por año a enormes archivadores.
Esto es un auténtico engorro a la hora de buscar un documento, puede llevar horas si no se tiene una organización exhaustiva. Sin embargo, si las tenemos dentro de un programa de gestión o simplemente en un servidor, la localizaremos con un par de clics.
Más conveniente para el teletrabajo
Si no necesitas un espacio gigante para archivo, resulta más sencillo organizarse para trabajar de manera remota y descentralizada.
Lógicamente: a más teletrabajo menos desplazamientos y, de nuevo, llegamos a la conclusión de que la factura electrónica pone su granito de arena para la sostenibilidad.
Simplifica la gestión y el cobro
Se envía y se recibe de manera casi inmediata. Olvídate del tiempo que pasa desde que se imprime, se prepara el envío, sale vía mensajería y llega al cliente.
Además, esto tiene la ventaja de que queda constancia de haberse enviado y entregado, con lo que el equipo de administración tendrá una trazabilidad completa (ya no se extraviarán o “extraviarán” más facturas).
Una forma fácil para no tener problemas en esta transición
Si tu empresa aún envía facturas físicas, puedes tomarte esta imposición como una oportunidad para ir un poquito más allá en la transformación digital.
¿Te has planteado recurrir a una herramienta digital de gestión de finanzas? Hay soluciones impresionantes en el mercado que van más allá de la emisión de facturas, automatizan la contabilidad, controlan el inventario, incluyen CRMs y ERPs para integrarse con el día a día de la empresa… incluso te ayudan a gestionar los Recursos Humanos.
Sí, ya sé que es una inversión, pero nunca un gasto. Ten en cuenta que va a cambiar radicalmente tu forma de trabajar liberando horas productivas y evitando problemas potenciales.
Estos softwares suelen tener periodos de prueba, con lo que no pierdes nada por darles una oportunidad o, mejor todavía, se trata de uno de los supuestos que cubren las ayudas del Kit Digital, con lo que tendrías una subvención con unas condiciones súper ventajosas gracias a los Fondos Europeos.
Si no sabes qué es y cómo funciona el Kit Digital, te lo explico en detalle en este post anterior de mi blog.
¿Desde cuando será obligatorio?
Estas cosas siempre tienen un plazo de implementación. Aunque salió publicado en el BOE del 29 de septiembre, la ley establece ciertos periodos límite para que la factura electrónica sea obligatoria:
· PYMEs con facturación anual que supere los 8 millones de euros: 1 año después de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece. Por lo tanto, el 30 de septiembre de 2023.
· Resto de empresas y autónomos (facturación anual menor a los 8 millones de euros): 3 años después de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, es decir, el límite será el 30 de septiembre de 2025.
La ley también establece sanciones para aquellos infractores y, cuidado con esto, pueden llegar a ser multas tan considerables como 10.000 euros.
Desde mi punto de vista, no tiene sentido arriesgarse y, especialmente, cuando la factura electrónica tiene evidentes ventajas para nuestra empresa.
